Hogeschool Utrecht – Document Management met workflow

De vraag

Hogeschool Utrecht is een intensieve gebruiker van SharePoint 2007. Dit platform wordt zowel ingezet voor docenten als voor studenten. Naast SharePoint wordt de complete onderwijs administratie gevoerd in een speciaal onderwijs pakket.

In het hele proces van de jaarlijkse inschrijving door studenten bestond nog een grote behoefte: het zoveel mogelijk automatiseren van de documentenstroom en het bijbehorende archief. De uitdaging: verwerken van ruim 50.000 inschrijvingen per jaar, met bijbehorende 150.000 documenten. Iedere inschrijving wordt onderworpen aan een aantal controles en verwerkingen.

De oplossing

De oplossing die Pareto aanbood was gebaseerd op SharePoint. Omdat Hogeschool Utrecht al een intensieve gebruiker is van SharePoint, betekent dit dat de infrastructuur geheel is voorbereid op uitbreiding van SharePoint.

Voor Hogeschool Utrecht is een compleet maatwerk pakket ontworpen en gemaakt, dat de SharePoint omgeving uitbouwd. Daarnaast is gezorgd voor een (realtime) integratie met de onderwijsadministratie (OSIRIS).

De oplossing van Pareto maakte mogelijk dat het proces van inschrijving van een student geheel digitaal uitgevoerd kon worden: de papierstroom stopt in de postkamer en wordt met werkstromen, digitale documenten en “praten met de onderwijsadministratie” uitgevoerd. Indien een handmatige actie vereist is, dan wordt een document geparkeerd in de werkstroom van een medewerker. In dit niet van toepassing is dan wordt de complete stroom automatisch voltooid.

De oplossing is opgeleverd aan Hogeschool Utrecht en wordt beheerd door haar eigen Shared Service Centre.

Hogeschool Utrecht en Pareto

Hogeschool Utrecht is een grote organisatie die voor ICT vraagstukken partnerschappen heeft met meerdere leveranciers. Hierdoor is het voor Hogeschool Utrecht mogelijk om de juiste partner voor de juiste opdracht in te schakelen. Pareto is een van deze leveranciers.

Een ander aspect is, dat Hogeschool Utrecht beschikt over een eigen Shared Service Organisatie voor ICT, die projecten faciliteert voor de eindgebruikersorganisatie. Hierdoor is het voor ICT leveranciers mogelijk om in een gecontroleerde omgeving oplossingen te ontwikkelen en te integreren in de bestaande

omgeving. Voor Hogeschool Utrecht maakt Pareto daarbij gebruik van het zogenaamde OTAP model: ontwikkel-, test-, acceptatie- en productieomgeving.

Deze OTAP omgeving helpt Hogeschool Utrecht bij het gecontroleerd ontwikkelen, beheren en verder uitbouwen van oplossingen.

Pareto en Hogeschool Utrecht zijn een partnerschap voor de lange termijn aangegaan: Pareto investeert in kennis van de uitdagingen in het onderwijs borgt daarmee de kwaliteit die Hogeschool Utrecht verlangt.